Inom läkemedelsföretaget Astra ställs stora krav på dokumentationen från forskning och utveckling. Informationen representerar stora värden och myndigheterna kräver att underlag, i årtionden framåt ska kunna plockas fram. Efter att ha utvärderat flera sys-tem, valde Astra Draco den special-utvecklade processor Ralip Scan-IT för bildanalys med arkivering på CDROM-skivor.

Redan 1993 sökte forskningsföretaget Astra Draco efter ett system för säker inläsning av dokument (scanning), men fann inget passade på marknaden.
- Befintliga system var slutna, fyrkantiga att använda och svåra att integrera i vår IT-miljö. Dessa verkade mer vara avsedda för mallade blanketter inom försäkrings-bolag, banker etc, säger Stefan Olsson som arbetar med systemutveckling inom Astra Draco.
Företaget är ett av fem forskningsföretag inom Astra-koncernen med ca 1 000 anställda. Hela koncernen har ca 18 000 anställda över hela världen och omsätter över 5 miljarder (svenska) USD.

Stora dokumentvolymer
Årligen produceras enbart inom Astra Draco mellan 100 000 och 150 000 dokument, vilket motsvarar hundratals fyllda A4-pärmar. Det handlar om alltifrån underlag
från forsk-ning och utveckling, till rapporter från kliniska studier och patientdagböcker.
Företaget utvärderade inläsare av olika fabrikat, men hittade ingen lämplig.
- Framför allt var det problem med att få tillräcklig kvalitet i inläsningen, samtidigt som utrustningen skulle vara enkel att hantera.
De då tillgängliga inläsarna måste alla justeras manuellt mellan varje
dokument, om pappersoriginalens kvalitet varierade. Ungefär som för en vanlig
kopiator där svärtan måste ställas om. Astra Draco satte därför igång med att
själva försöka utveckla ett system för inläsning och lagring.

Utveckling i samarbete
- Vi fick kontakt med Ralip som förstod vårt problem och tillsammans gjorde vi
en förstudie, säger Stefan Olsson.
- Samarbetet resulterade i att vi utvecklade processor-kortet Ralip Scan-IT,
tidigare kallat Smartscan, för högkvalitativ inläsning, säger Magnus Dahl med
tio års erfarenhet inom området och ansvarig hos Ralip för forskning och
utveckling.
Kortet känner automatiskt av kvaliteten i varje enskilt dokument under
strömmatning och justerar själv denna optimalt. Med OCR-läsning (Optical
Character Recognition) analyseras innehållet för fritextsökning och indexering
görs automatiskt.

Specialdesignad processor
Under våren 1994 börjar Astra Draco och Ralip att bygga upp inläsningssystemet
och ett år senare är de två första systemen i full drift. Ytterligare två
system installeras sommaren 1997.
Ralip Scan-IT:s centrala delar, som arbetar under Windows NT för PC, består
av en specialdesignad processor för bildanalys och ett arbetsminne på upp till
64 Megabyte.
Inläsning av dokument handlar om tre olika moment.
* Dokumentfångst (capturing)
* Hantering (management)
* Lagring/arkivering (storing/archiving)
- Med Ralip Scan-IT får vi den höga kvalitet vi efterfrågat, samtidigt som
utrustningen är enkel att hantera, har hög produktivitet och är
kostnadseffektiv, säger Stefan Olsson.

Öppen bildstandard
Dokumentlagringen bygger på öppen bildstandard i s k TIFF-format. Därmed "äger"
användaren själv informa-tionen och riskerar inte att hamna i händerna på en
viss leverantör och vara hänvisad till att enbart kunna använda dennes
utrustning.
För Astra är hanteringen efter inläsningen av dokumen-ten viktig. Den består
av två delar: Korttidslagring i ett databassystem respektive långtids
arkivlagring på CDROM-skivor.
- Informationen måste vara lättillgänglig för med-arbetarna via elektronisk
distribution, respektive kunna arkiveras smidigt, säger Stefan Olsson.

Mycket stränga krav
Myndigheterna i såväl Europa som i USA har stränga krav på arkivering av
läkemedelsdokumentation. Lagringsper-spektivet sträcker sig över mer än femtio
år. Samtidigt kräver de i ökande omfattning att rapporter och underlag
levereras som elektroniska dokument.
- CDROM-skivor det bästa lagringsmediet hittills, säger Magnus Dahl.
En enda skiva rymmer mellan 20 000 och 30 000 A4-sidor, vilket motsvarar ca
100 stycken ca fem cm tjocka pärmar eller fem löpmeter.
- Hela vår årliga dokumentarkivering ryms nu på ca fem skivor, som enkelt kan
låsas in, säger Stefan Olsson.

Bildtext:
Alla forskningsdokument hos läkemedelsföretaget Astra Draco läses snabbt in med
hög kvalitet, med hjälp av det specialutvecklade processorkortet Ralip Scan-IT.